正式なUnconditional Letter受領後から出発前までに検討しなければいけないことは、
個人的な持ち物の準備以外は、大きく４つある。
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その他、補足として以下の項目について備忘録を記す。
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Dormitory
まずは住むところが決まらないと、いつ飛んで良いか決められないし、住所なしのまま到着しても滞在許可証の申請はできないので、まずは学生寮の確保が必須である。
個人で賃貸を探すこともできるが、日本からそれをすることはリスクと考えた。
そして何と言ってもStipendium Hungaricumの奨学生はDormitoryだと無料だ。
大学のDormitoryの申請は学生用プラットフォームNeptunからしか行えない。
7月26日：大学からLetter of Acceptane受領
7月29日：奨学金機関からLetter of Award受領
という流れから8月1日に下記のメールをもらった。
Due to an administrative problem, the application was not available to you in the first round of the application.
Please submit your application as soon as possible if you would like to apply to the dormitories.
学生寮申し込みのファーストラウンドは、管理者側の問題で私にはその機会がなかったという内容だ。
そして、すぐに申し込めと。
以前、Neptunシステムのアクセス権が送られてきた後、一方的にBanされた。
最初、「Neptunのアクセス権抹消しといて何勝手なこと言ってるんだ」と思い、文句のメールを作成したが、思いなおし、送信ボタンを押す前にネットで少し調べてみた。
すると、Neptunの新しいフォーマットのサイトが見つかった。
で、以前BanされたIDでログインしてみると、入れてしまった。
このサイトの存在自体知らされていないし、上記メールにはそのURLも無し。
大学側のこの対応には失望だ。
Dormitoryの結果は8月15日までに発表されるとあったが、結局8月16日に、一番望んでいなかったDormitoryへ場所が確保できた旨連絡を受ける。
第1志望から第4志望まで、大学に近い方から順位を付けて申し込んだが、一番遠いところになってしまった。
Arrival Date
我々Stipendium Hungaricumの合格者は、6月末にあったウェビナーで、9月9日より前にハンガリーに到着するように、とアナウンスされていた。
しかし8月15日に大学から送られたメールには、8月26日からオリエンテーションがあるので、出席すること（Mandatory）とあった。
これにはInternational Studentの新入生で構成されるWhatsAppのグループで、パニックになった。
9月のチケットを手配済みの人もいるし、ビザがそもそも下りていなく、入国すらできない状況の者たちがいるからだ。
WhatsAppのグループを管理している（恐らく２年生）から、入国が9月13日を越えてしまう人がいるか、の集計を取ったのが唯一の進展だ。
※9月13日はEnrolmentの最終期限とされる
また、公開されている様々な日程が、ハンガリー人むけの情報なのか、留学生むけの情報なのかもわからない、またはわかりにくいことが混乱を招いている。
私の学部は、8月27日のオリエンテーションに出席が必要となっているが、Dormitoryの割り当ても決まったばかりだし、その正式な書類は8月22日の夜中に受領した。8月25日が入寮日だと言う。
そして入寮の為のApplication Formを8月23日にNeptunにて提出して、Depositを指定された口座へ振り込んだ。
どうも振り込みが確認されるとNeptunシステムにその情報が上がるので、そこでまた、Depositの手続きが必要となる。
これで8月24日に飛んで25日の入寮なんて不可能なので、私は意を決して9月1日発の航空券を確保した。
Mandatoryのオリエンテーションなんてもう知ったこっちゃない。
Dormitoryの入寮日の8月25日に来れない人は、個別に直接DormitoryのManagerへ到着日を連絡すること、とあったので、メールはすぐに送信した。
Enrolment
パスポート、高校の成績・卒業証明書、英語能力証明書など、必要書類の原本とコピーをStudent Officeへ持参し、手続きを踏む必要がある。
また他にもダウンロードしてサインが必要な書類もあるようだ。
その他、証明写真や長期滞在許可証、現地の銀行口座、TAXIDなんかも必要で、この手続きが終えて、やっと正式にこの大学の学生になったということになり、その後は履修登録やStipendium Hungaricumの登録作業などに移っていく。
しかし、出願の仕方、例えば奨学金制度を通して出願したか、または現地用の出願システムから出願したかで、Enrolment手順も内容もまったく違い、新入生のWhatsAppのチャットグループではみな混乱している。
グループの人数が多いので、同じ質問が多数からされるし、間違った情報もあるしで、ひと晩300件もの未読メッセージが出来上がったりする。
Enrolmentでやることは決まっているのだから、なぜもっと事前に日程を決めて、国内の生徒、国外の生徒で間に合う者・間に合わない者、としっかりと場合分けしてアナウンスできないのか、大学側のオーガナイズには理解に苦しむ。
何にせよ、日本を出る前にしっかりと書類を準備し、忘れずに出国する必要がある。
必要書類
Enrolment
Enrolmentに必要な書類は基本的にDreamApplyから出願した際にアップロードしたものの原本とコピー、今回指示されているデータを印刷してサインしたものだけなので、特に難しいことはない。
銀行残高証明書
ハンガリー入国後はまず、移民局で長期滞在許可証を発行してもらわないといけない。
日本人の場合、90日間までビザなしで滞在可能だが、それを越えて滞在する場合は長期滞在許可証が必要だからだ。
学生の場合、大学入学許可証、滞在先の証明書、奨学金認可の証明書類、証明写真、銀行残高証明などが必要だ。
私はメインとしている銀行へ事前に英文の残高証明書を請求した。1通￥440だった。受け取りまで1週間以上かかった。
パスポート用サイズの証明写真
現地でも準備できると思うが、国内にいるうちに用意した。少なくとも2枚要。
海外保険
Stipendium Hungaricumのに認可されても、それに付随してくる社会保険の登録や有効化は11月までかかるそうで、最初の3ヶ月は海外保険を個人でつけるよう指示がある。
私は豪州でも使用した「たびほ」を利用して、3万弱を支払った。
この3ヶ月分の海外保険の証明書は指示なしなので不要と思われるが、発行した。
NEPTUNシステム
どうもこのシステムはハンガリーの大学では一般的に使われているようで、学生寮の申込み、履修登録、成績などすべて一元管理するようだ。
ログインは2段階認証が必要で、私はGoogle Authenticatorを使用。
7月19日：NeptunのログインIDと初期パスワードが送られる
2段階認証でログインを実施し、新しいパスワードを設定
※この時、学生寮の申し込みのプルダウンを見つけたが、Webinarで伝えられていた日程と表示されている日程が違ったこと、申込みの指示の連絡も受けていないことから、スルーした。
Webinarでは8月からしか申込みできないと言われていたが、実際はStipendium Hungaricumのホルダーは7/22～7/28がファーストラウンドだった。
7月24日：Neptunへアクセスができなくなる
Your registration is forbidden in the 2024/25/1 term!と連絡を受け、アクセスができなくなった。
今思えば、この時すでに新しいNeptunのウェブサイトができていたのかもしれない。
7月30日
Neptunシステム内のステータスが変わったと自動連絡を受ける
8月1日
学生寮申し込みをすぐに行えというメールを受領
新しいNeptunサイトを見つけ、申し込み。４つの寮に優先順位を付け提出。
8月2日
学生寮の申し込みが2024/25用にリニューアルされた連絡を受ける
内容はすでに過去日程になっている申込期間が記載されいてた
International students’ application period: July 22-28
また8月3日～20日は夏休みに入るので、メールは送ってくれるなとの旨、記載あり
HÖOK
Stipendium Hungaricumの新入生むけに、メンタープログラムがある。
正式名称はThe National Union of Students in Hungary's Stipendium Hungaricum Mentor Networkと言うらしく、通称HÖOKだそうだ。
メンターとして登録されている在学生を新入生に選択させ、慣れない海外での大学生活から悩みまで、先輩学生に幅広くバックアップさせようというものだ。
まずメールでURLが飛んできて、一度サイトに個人情報を登録すると、大学別、学部別に登録されているメンターを見ることが出来る。
私は同じ大学、同じ学部から、博士課程のできるだけ年齢の近い人を優先順位1番にして提出した。
一度提出すると、HPの閲覧できなかった内容がすべてアンロックされ、メンターの連絡先がメールで飛んでくる。その翌日くらいにWhatsAppのチャットグループに招待された。
全学部の新入生が集まるグループチャットと違い、2人のメンター含め10人程度のグループなので、発言はよりし易くなり、不安でいっぱいな若人にはぴったりの制度ではなかろうか。
CUSMAN
このシステムに登録することで、大学名の入ったメールアドレスが生成される。
Microsoftのアカウントが、そのまま大学用プラットホームになるようなイメージだ。
なので生成された大学名の入ったアドレスでMicrosoft365にログインする必要がある。
そうするとOutlookのメールや、データのやりとりをクラウド上で行えるイメージだ。
個人のMicrosoftアカウントを持っていると、自動でそっちでログインしようとして、エラーとなるので、使いわけをしないとならない。
ちなみにメールアドレス生成後は、大学側とのやりとりはこのアドレスを使用することを要求される。
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